Events – Februar 2021
„Das Hauptproblem ist, es muss schneller gehen!“
Um die lebenswichtigen Corona-Impfungen störungsfrei durchziehen zu können, verlässt man sich beim Kreis Borken nicht allein auf das Land. Schon früh verfügte er auch über ein eigenes Termin-Vergabe-System, das auf chayns basiert. Gedacht war es zunächst vor allem für Gruppen, die nicht aufgrund ihres Alters zur Risikogruppe zählen. Aber jetzt, wo sich überall zeigt, dass das zentrale System der Kassenärztlichen Vereinigung an seine Grenzen kommt, macht sich die Weitsicht bezahlt.
Events – Februar 2021
„Das Hauptproblem ist, es muss schneller gehen!“
Corona wird nie müde, ist immer vor dem Chef im Geschäft – und hat uns schonungslos aufgezeigt, dass uns die viel zitierten Deutschen Tugenden in einer Pandemie nur wenig nützen. Fleiß, Präzision und Ordnung stehen uns dabei zum Teil sogar im Weg.
Das Virus gibt den Takt vor: Krankenhäuser drohen zu überlasten, eine Kontaktverfolgung ist kaum noch möglich – und jetzt, wo wir mit der Impfung endlich mal am Drücker sind, mutiert dieses vermaledeite Virus auch noch!
Der Kreis Borken drückt bei der Terminvergabe für Impfungen auch deshalb mit einem eigenen Konzept aufs Tempo und setzt dabei auf ein System, über das eigentlich Festivals und Events organisiert werden. Eine Extrawurst für den Wahlkreis vom Bundesgesundheitsminister?
Das „Event“ des Jahres
Damit jeder am Spektakel teilnehmen kann, wurde in Nordrhein-Westfalen die Kassenärztliche Vereinigung beauftragt, ein System für die Buchung von Impfterminen zu entwickeln – auch im Kreis Borken im Münsterland. Dennoch hat sich der Kreis hier schon früh damit beschäftigt, ein eigenes System aufzubauen, das sich flexibel und schnell an neue Bedingungen anpassen soll.
Landrat Dr. Kai Zwicker (l.) beschäftigt sich schon ziemlich lange mit digitalen Prozessen
(Archivbild, versteht sich)
„Die Pandemie hat uns gezeigt, wie schnell sich manche Dinge ändern können.“, erklärt Landrat Dr. Kai Zwicker. „Ob neue Impfstoffe oder veränderte Zuständigkeiten und
Voraussetzungen: Kein Tag, an dem nicht irgendetwas Unvorhersehbares passiert. Wir wollten ein System schaffen, mit dem wir schnell und flexibel auf neue Gegebenheiten reagieren können.“
Die Lösung hat der Kreis Borken in seiner Heimat bei den Tobit.Software Laboratories gefunden, die mit chayns die digitale Plattform und das Ticketing-System, das gewöhnlicherweise von Festivalbetreibern, Diskotheken und Co. genutzt wird, bereitstellen. Statt vom Zeltfest bekommt man die Tickets in diesem Jahr deshalb erstmal nur vom Impfzentrum zugeschickt.
Zum Systemstart war mit der Koordination von 56 ambulanten Pflegediensten mit 2589 Mitarbeitern schon die erste Herausforderung da. „Wir haben uns Gedanken darüber gemacht, wie wir diese Teams schnell und unkompliziert zur Impfung bringen können“, so Andreas Brinkhues, Leiter des Impfzentrums des Kreises. „Sie alle einzeln Termine ausmachen zu lassen, war keine Option. Das hätte unendlich viel Zeit gekostet und wäre im Hinblick auf die Koordination der Pflegeteams und ihrer Schichten nicht machbar gewesen. Unsere Plattform trägt diesen besonderen Anforderungen Rechnung.“
Eines von 5.000 Tickets: Über das Einladungssystem vom Kreis werden die Pflegeämter schrittweise ins Impfzentrum nach Velen gelotst
Schneller als das Virus
Das Prinzip ist wie bei einer Veranstaltung: Die Behörde legt zunächst die verfügbaren „Events“ fest und schickt den Pflegediensten dann Einladungen, denen individuelle Ticket-Codes für die Mitarbeiter beiliegen, über die sie online ihren Termin buchen können. Anders als bei der Terminvergabe der Kassenärztlichen Vereinigung können dabei sogar Termine für bis zu vier Personen gebucht werden, um Mitarbeiter schneller durchzuimpfen und gleichzeitig Schicht- und Einsatzpläne zu berücksichtigen. Besonders pfiffig: Wer sich vor Ort den Papierkram sparen will, kann die erforderlichen Impfunterlagen auch einfach online im Voraus ausfüllen.
„Wir sind begeistert, wie einfach und unkompliziert das Ganze für alle Beteiligten funktioniert“, teilt der Verantwortliche für die Impfstofflogistik im Kreis Borken mit. „Von den Pflegediensten haben wir viel positives Feedback bekommen, sowohl für die Terminbuchung als auch für die superschnelle Durchführung vor Ort. Und auch für uns macht es vieles einfacher.“
Während die Kassenärztliche Vereinigung die Aufnahme im Impfzentrum über den Computer verwaltet, muss beim Kreis Borken nur noch ein einziger Knopf gedrückt werden
Vom ersten Gedanken bis zur ersten Terminvergabe hat es gerade einmal 18 Tage gebraucht. Grund dafür ist, dass chayns alle zentralen Bausteine bereits serienmäßig beinhaltet: Website, Ticketing, Terminverwaltung, Login-System.
Das System ist dabei so flexibel, dass es sich binnen Stunden an neue Gegebenheiten anpassen lässt: Ob neue Vakzine, zusätzliche Impforte, mehr oder weniger Terminkapazitäten, größere oder kleinere Intervalle zwischen der ersten und zweiten Impfung oder neue Impfgruppen. „Vielleicht können wir auch irgendwann in Supermärkten oder Büros eine Impfung anbieten. Für solche Fälle wollen wir bereit sein.“, so Zwicker weiter.
Das Impfticket-System ist auch für andere Kreise, Kommunen und Organisationen nutzbar und kann innerhalb weniger Stunden an den Start gebracht werden.
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